ألزمت اللائحة التنفيذية لقانون التأمينات والمعاشات الجديد، الذي تم تطبيق بداية العام الجاري، الهيئة القومية للتأمينات الاجتماعية، بإعداد ملف تأميني اجتماعي لكل مؤمن عليه من الخاضعين لأحكام القانون.
كما ألزمت، بأن يتضمن هذا الملف البيانات والمستندات الضرورية واللازمة لتحديد وحساب أي التزام قد يتحمل به المؤمن عليه وفقًا لأحكام القانون، كما يمكنها من تقدير وحساب قيمة الحقوق التأمينية المقررة وصرفها للمؤمن عليه عند تحقق إحدى حالات الاستحقاق وفقا للقانون.
كما ألزم قانون التأمينات والمعاشات الجديد، صاحب العمل بوحدات الجهاز الإداري للدولة والهيئات العامة والقطاع العام وقطاع الأعمال العام.
وأن ينشئ جهازاً للتأمين الاجتماعي لتنفيذ أحكام القانون ولائحته التنفيذية، يعمل به عدد كاف من العاملين المؤهلين المدربين.
ويجوز لرئيس الهيئة أو من يفوضه الترخيص لمنشآت القطاع الخاص بإنشاء الجهاز المشار إليه بشرط قيام صاحب العمل بإنشاء ملف الكترونى للعاملين بالمنشأة.
وعلى صاحب العمل أن يتخذ كافة الإجراءات التى تكفل التنسيق بين جهاز التأمين الاجتماعى والأجهزة الأخرى المعنية لديه.
وتختص الهيئة بإعداد الكشوف والبيانات و الإخطارات والاستمارات والنماذج وإمساك السجلات والدفاتر والملفات التي يتطلبها تنفيذ أحكام القانون والاحتفاظ بها، ضرورة استيفاء الاستمارات الخاصة بالاشتراك لدى الهيئة، واستيفاء الاستمارات الخاصة بتحديد وأداء الاشتراكات والأقساط وغيرها من المبالغ المستحقة للهيئة واتخاذ إجراءات سدادها، بالآضافة إلى إعداد الاستمارات الخاصة بحساب المبالغ المستحقة لحساب أو الاشتراك عن المدد التي يجوز حسابها أو الاشتراك عنها، كمدد الإعارة الخارجية بدون أجر والإجازات الخاصة للعمل بالخارج والإجازات الخاصة بدون أجر والإجازات الدراسية بدون أجر.