حددت وزارة البيئة، أنواع السجلات الخاصة، والتي يتم من خلالها يتم حفظ البيانات، إذ لابد من توافرها من خلال المقالب العمومية الخاصة والتي من خلالها كـ-سجلات بيئية - يتم جمع المعلومات التي على أساسها يتم فرز القمامة، ويتم تحديد 5 فئات والتي يجب أن تكون تحت إشراف المدير المختص والإشراف الكامل لوزارة البيئة.
ونستعرض من خلال هذا التقرير، سجلات البيئة وما يجب تدوينه عليها، وهي كالآتي:
جدير بالذكر أن وزارة البيئة، أصدرت خريطة الشركات العاملة في مجال المخلفات الصلبة والمواقع الجغرافية لها، وكمية المخلفات التي يتم رفعها في محافظات مصر، والتي تم اعتمادها من قبل وزارة البيئة والرئيس التنفيذي لجهاز تنظيم إدارة المخلفات والتي يُشرف عليها الدكتور طارق العربى.
-السجلات البيئية:
يحتوى السجل البيئي على ملخص الأداء العملى والبيئى وأى ملحوظات عن عملية التخلص من الملخفات بالطريقة الموضحة، إذ يهدف لتقدير أولويات العمل والتى يجب حلها من قبل المدير والمشرف والعاملين.
ويتتضمن تسجيل سجلات البيئة بخصوص نظافة الموقع والمنطقة المحيطة من أى مخلفات، وكذا إرتداء العاملين مهمات الأمن الصناعى، وأيضًا مدى تواجد حشرات وقوارض وحيوانات ضالة بالمقلب ومدى تأثيرها.
-سجل العمليات اليومية:
أما عن سجل العمليات اليومية، فيتم ملئ السجل بعمليات التشغيل اليومية للمخلفات الواردة، ويتم ملىء ملخص المعلومات في نهاية سجل اليوم، وذلك لتساعد على تحضير ملخص عن الإنتاج الشهرى.
-السجلات المالية:
أما عن السجلات الواردة فيتم من خلالها التخلص من المخلفات الطبية والصناعية، كما يتم عمل وإعداد ميزانية للنفقات الاستثمارية، بالإضافة إلى أنه يتم تسجيل الإنفاق فى أعمال الصيانة للمعدات، كما يتم شراء مهمات الأمن الصناعى، المعدات اليدوية مواد الردم.
-السجل الخاص بصيانة المعدات:
أما عن سجل الصيانة بالمعدات، فيتم عمل ملف مستقل عن كل معدة، بالإضافة إلى كتابة التفاصيل على كل معدة على حدة، كتابة التفاصيل للفحوص اليومية والأسبوعية الدورية وأعمال الصيانة وتغير أجزاء منها.
-سجلات شئون العاملين:
وفي اطار سجلات شئون العاملين، فإنه يتم تدوين العمل لكل شخص يعمل بالمقلب وموعد حضوره وانصرافه كل يوم باليانات ووجود المعادت والزي الرسمي وزي المهمات والأمن الصناعي التي يتم تسليمها للأفراد.